PARCELIES.LV - Biroja pārcelšana? TOP 7 uzdevumu saraksts!

Biroja pārcelšana? Šeit ir jūsu pilnvērtīgais uzdevumu saraksts

Tāpat kā ģimene, kurai mājas paliek par šauru, arī uzņēmumi var pāraugt biroja telpas. Pētījumi liecina, ka uzņēmumi pārceļas vidēji ik pēc septiņiem gadiem. Neatkarīgi no tā, vai tas ir saistīts ar izaugsmi, uzņēmuma vietas maiņu vai vienkārši darba vides nomaiņu, biroju pārvietošana var būtiski ietekmēt jūsu darbiniekus.

Globālās pandēmijas rezultātā daudzi uzņēmumi cenšas mainīt savu darba vidi tā, lai izpildītu nepieciešamos sociālās distancēšanās nosacījumus.

Jūsu uzņēmumam attīstoties un paplašinoties neatkarīgi no organizatoriskajiem apstākļiem, pienāks laiks, kad jūsu pašreizējais birojs nebūs pietiekams, lai nodrošinātu visu jūsu personālam un tehnoloģijām nepieciešamo. Kad tas notiks, jūs saskarsies ar sarežģītu, bet nepieciešamu ļaunumu - pārmaiņām. Lai gan pārmaiņas biznesa pasaulē var būt vērtīgas, tas arī ir kaut kas tāds, kas daudziem darbiniekiem un uzņēmumu vadītājiem sagādā grūtības.

Mēs esam izveidojuši mūsu pilnvērtīgo biroja pārvietošanas ceļvedi, lai tas palīdzētu biroja pārvietošanu veikt raitāk, mazinātu pārmaiņu nelabvēlīgo ietekmi un pozicionētu jūsu pārcelšanos kā pozitīvu, aizraujošu attīstību jūsu uzņēmumam un darbiniekiem.

Biroja pārvietošanas kontrolsaraksts solis pa solim

Mūsu noderīgais kontrolsaraksts palīdzēs jums plānot un sagatavoties lielajai biroja pārvietošanai un izprast kā:

• 1. SOLIS. Apsvērt savu biroja pārvietošanas nepieciešamību
• 2. SOLIS. Plānot biroja pārvietošanu
• 3. SOLIS: Noteikt izmaksas un saplānot budžetu
• 4. SOLIS. Izveidot projekta uzdevumu kontrolsarakstu
• 5. SOLIS. Pārvietošanai sagatavot ofisa aprīkojumu
• 6. SOLIS. Nodrošināt komunikāciju nepārtrauktību
• 7. SOLIS. Kontrolēt savu drošību pārceļoties starp birojiem

Biroja pārvietošana — apsveriet savu biroja pārvietošanas nepieciešamību

Pirms apņematies veikt lielo soli, ir svarīgi izvērtēt sava uzņēmuma vajadzības. Biroja atrašanās vietas maiņai ir daudz iemeslu, taču to identificēšana agrīnā stadijā var palīdzēt izveidot stratēģiskāku un pārdomātāku biroja pārvietošanas procesu.

Biroja vietas maiņa var uzlabot jūsu darbinieku morāli, uzlabot produktivitāti un atvērt jūsu uzņēmumu jaunam talantu pulkam. Biroja pārvietošanai ir vairāki iemesli, taču daudzi uzņēmumi pārceļas zemāk norādīto iespējamo iemeslu dēļ:

Biznesa izaugsme

Jūsu uzņēmumam augot, ir svarīgi plānot paplašināšanos, ņemot vērā jūsu fizisko vidi. Pārvietošanās var palīdzēt jums pielāgot biroja dizainu tā, lai tas būtu piemērots jūsu komandai praktiskā līmenī, kā arī atbilstu jūsu organizācijas ētikai un vērtībām. Neatkarīgi no tā, vai vēlaties ieviest vairāk darba vietu, atvērtā tipa ofisu vai nodrošināt lielāku piekļuvi sanāksmju telpām, jaunas biroja telpas izvēle, kas ilgtermiņā būs piemērota jūsu komandas vajadzībām, ir galvenais apsvērums mūsdienu uzņēmumiem, kuri lūkojas pēc ideāla biroja izaugsmei.

Klientu piesaistīšana

Jūsu biroja telpa darbojas kā jūsu zīmola skatlogs, tāpēc tai ir jāpastāsta jūsu klientiem, kas ir jūsu organizācijas pamatā. Ir svarīgi, lai jūs lepotos ar sava biroja atrašanās vietu un jums būtu komfortabli tur aicināt klientus. Telpas, kuras jūs apdzīvojat kā uzņēmums, var atstāt ilgstošu ietekmi uz tiem, kas strādā ar jums. Biroja telpas izvēle apskaužamā vietā var palīdzēt jūsu uzņēmumam piešķirt lielāku nozīmi un dažos gadījumos pat palīdzēt piesaistīt jaunus sadarbības partnerus.

Produktivitātes uzlabošana

Izvēlieties biroja atrašanās vietu, paturot prātā savu darbinieku produktivitāti. Darbinieku labklājība ir produktivitātes un morāles atslēga, tāpēc noteikti apsveriet darba un privātās dzīves līdzsvaru, veselību un labsajūtu kā galveno virzītājspēku, izvēloties jaunu biroja vietu. Vai tuvumā ir sporta zāle? Vai apkārtnē ir daudz zaļo zonu? Vai tuvumā ir vietas, kur darbinieki var iegādāties pusdienas vai uzkodas? Pat tādas detaļas kā, piemēram, dabiskais apgaismojums un atvērtā plānojuma dizains var būtiski ietekmēt jūsu personāla morāli un produktivitāti. Uzņēmuma biroja pārvietošana uz modernāku vidi var uzlabot saskaņu, motivēt komandu un veicināt iesaistīšanos un atbalstu no darbiniekiem.

Talantu piesaiste

Papildus potenciālai jaunu sadarbības partneru piesaistīšanai, jūsu biroja pārvietošana var palīdzēt jums piesaistīt arī jaunus talantus, kas palīdzēs jums veidot nākotnes jūsu organizācijas vadītājus. Ja jūsu uzņēmuma birojam ir grūti piekļūt, tas atrodas nevēlamā vietā vai lauku apvidū, lieliskiem kandidātiem var būt grūtāk iedomāties savu nākotni jūsu organizācijā. Kā jūsu uzņēmuma seja jūsu biroja atrašanās vieta ir jāizvēlas kā pieejams centrs jūsu talantīgā darbaspēka nākamajai paaudzei, palīdzot piesaistīt īstos cilvēkus savai nākotnei.

2. SOLIS. Plānojiet biroja pārvietošanu

Labi organizēts biroja pārvietošanas plāns ir būtisks jebkurā aspektā— neatkarīgi no tā, vai pārejat pie jauna operatora vai uz citu ofisu. Lai izveidotu biroja pārvietošanas plānu, noteikti ievērojiet šos padomus:

• Izveidojiet sava biroja pārvietošanas grafiku ar gala termiņiem jauno sistēmu un tehnoloģiju ierīkošanai.
• Izanalizējiet savu jauno atrašanās vietu un pārliecinieties, ka saprotat tās IT iespējas, iekārtas un inženiertehniskos risinājumus.
• Uzskicējiet biroja telpu un padomājiet par izmaiņām, kas jums varētu būt jāveic darbstacijās, IT infrastruktūrā un iekārtās.
• Apsveriet, kā jūsu biroja pārcelšanās ietekmēs visus esošos aktīvos projektus.

3. SOLIS: izmaksu noteikšana un budžeta plānošana

Biroja pārvietošana – izmaksu noteikšana un budžeta plānošana

Biroju pārvietošana var būt dārga un var būt arī liels satricinājums attiecībā uz izmaksām, kas veidojas dīkstāves dēļ. Ir svarīgi apzināt visas iespējamās biroja pārvietošanas izmaksas pirms budžeta noteikšanas. Tādā veidā jūsu biroja pārvietošanas projekta vadītājs var noteikt, kāds budžeta līmenis varētu būt saprātīgs un izpildāms.

Lai sāktu pētīt izmaksas un slēptos izdevumus, ar kuriem jūs varētu saskarties, esam izveidojuši sarakstu ar tipiskiem pārcelšanās izdevumiem.

• Īre (ieskaitot īres pārskatus un PVN)
• Depozīta un nolietojuma maksa
• Līguma izbeigšanas maksa
• Administratīvās/aģentūras izmaksas
• Drošība
• Pārcelšanās uzņēmums
• Uzglabāšanas maksa
• Apdrošināšana
• Maksa par pakalpojumiem
• Renovācijas/interjera dizaina izmaksas
• Komunālie pakalpojumi
• Sakaru nodrošinātāja izmaksas
• Korespondences pāradresācija

4. SOLIS. Projekta uzdevumu kontrolsaraksta izveide

Kad nolemjat mainīt biroju, jums būs nepieciešams plāns, lai pārvietošanas procesā nepalaistu garām nevienu būtisku detaļu.

Ja biroja pārvietošana netiek veikta efektīvi, tā var radīt vairākas problēmas un var būtiski ietekmēt kopējās projekta izmaksas. Koncentrējoties uz produktivitātes saglabāšanu, kā arī darbinieku un klientu traucējumu samazināšanu, laicīga atkāpe, lai izstrādātu stratēģiju un rūpīgi plānotu galveno biznesa manevru, var novērst darbinieku neapmierinātību, nenosūtītus rēķinus un sabojātas attiecības ar klientiem.

Biroja pārvietošana — projekta uzdevumu kontrolsaraksta izveide

Kad esat izveidojuši budžetu un paredzējuši biroja pārcelšanās izmaksas, jums būs jāsastāda visaptverošs projekta kontrolsaraksts ar skaidriem mērķiem un uzdevumiem, kuriem jūsu projekta komanda un darbinieki var viegli sekot līdzi. Iekļaujiet izmērāmus laika grafika mērķus dīkstāves samazināšanai un iekļaujiet tos uzdevumu kontrolsarakstā.

Atcerieties, ka, pārvaldot biroja pārvietošanu, galvenais uzdevums ir nodrošināt, lai jūs varētu visu sagatavot priekšlaicīgi un veikt darbu pārvākšanās dienā ar minimālu dīkstāvi un minimālu jūsu darbinieku iztraucēšanu.

Ko drīkst un ko nedrīkst iekļaut savā kontrolsarakstā

Jāiekļauj:
Ieceliet biroja pārvietošanas procesa vadītāju

Jums ir jāieceļ viena persona, kas var vadīt jūsu biroja pārvietošanas projektu. Lai gan jums būs nepieciešama visas jūsu komandas iesaiste un jūsu izraudzītajam vadītājam būs nepieciešami cilvēki deleģēšanai, jūsu biroja pārcelšanai būs nepieciešama viena persona, kas var būt atbildīga par budžetu, plānošanu un atbildēm uz visiem jautājumiem par jūsu biroja pārcelšanos.

Atvēliet daudz laika plānošanas procesam

Jūsu biroja pārvietošanas plānošanas process būtu jāsāk apmēram 3–6 mēnešus pirms jūsu biroja pārvietošanas galējā termiņa. Noteikti atstājiet sev pietiekami daudz laika budžeta veidošanai, izpētei, uzdevumu deleģēšanai un pārliecinieties, ka atvēlētajā laikā ir realizējama nepieciešamā loģistika.

Nosakiet prioritātes (ne tikai vadības komandā)

Pārliecinieties, ka zināt, ko meklējat, pārceļoties uz jauno biroju. Iespējams, vienkārši vēlēsieties koncentrēties uz īres izmaksu samazināšanu, savukārt jūsu darbiniekiem var būt nepieciešama labāka autostāvvieta vai drošāka vide, pametot darba vietu vēlu vakarā. Darbinieku iztaujāšana var palīdzēt jums vairāk iejusties darbinieku ādā un vairāk iesaistīties šajā projektā, tādēļ, apkopojot prioritātes, noteikti ņemiet vērā arī viņu vajadzības.

Ieskicējiet sava budžeta kritērijus

Tiklīdz ir izveidojies vispārējs priekšstats par to, cik visam vajadzētu maksāt, jums būs vieglāk noteikt arī to, kāds varētu būt kopējais budžets. Atcerieties, ka budžetu vienmēr labāk ir plānot palielinātu, lai jums būtu nelielas manevrēšanas iespējas, ja lietas sakrājas nedaudz vairāk nekā gaidīts.

Izveidojiet reālistisku laika grafiku un pieturieties pie tā

Uzstādiet saprātīgu laika grafiku, skaidri norādot termiņus un norīkojot pārvākšanās projekta komandas dalībniekus specifisku uzdevumu veikšanai. Centieties nenokavēt termiņus; jo vairāk jums izdosies priekšlaicīgi atzīmēt kontrolsaraksta izpildītos uzdevumus, jo mazāk stresa būs jūsu pārcelšanās dienā (un nedēļās pirms tās).

Nedariet to:

Nemēģiniet veikt pārvākšanos pats

Lai gan var būt vilinoši ietaupīt biroja pārvākšanās uzņēmuma izmaksas vai pārvaldīt projektu tikai vienam, noteikti sadaliet slodzi. Nenovērtējiet par zemu, cik plašs var būt biroja pārvietošanas projekts. Noteikti deleģējiet un nolīgstiet uzticamu pārvākšanās uzņēmumu, kas jums palīdzēs veikt smagus darbus.

Nenovērtējiet budžetu par zemu

Nestāstiet sev, ka, iespējams, varēsiet samazināt pārcelšanās izmaksas uz sīkāku detaļu rēķina. Nevar noliegt, ka izmaksas ir lielas. Pieņemiet to un atstājiet sev nelielu rīcības brīvību, lai gadījumā, ja lietas izrādītās dārgākas, jums būtu buferzona. Palutiniet savu komandu ar kādu papildus labumu, lai palīdzētu ikvienam nosvinēt savu jauno darba vidi.

Neatstājiet visu uz pēdējo brīdi

Vilcināties ar pārvietošanas procesu nav laba ideja. Sakot, ka pārcelšanās uz citu mājvietu ir visgrūtākais dzīves notikums, kas mums jāpārvar. Arī biroja pārvietošana noteikti neiztiks bez ievērojama stresa, taču, ja ievērosiet savus laika grafikus un beigās nepārslogosiet loģistiku, jūsu pārvākšanās diena var noritēt raitāk nekā gaidīts.

Neaizmirstiet par saviem darbiniekiem un klientiem

Daloties savos plānos un informējot darbiniekus par viņu iespējamo ieguldījumu, tam var būt milzīga ietekme uz jūsu personāla morāli. Jūsu darbinieku iesaistīšana biroja pārcelšanās procesā ir ļoti svarīga savstarpējās uzticības un sapratnes veidošanā. Tādā pašā veidā, savlaicīgi sazinoties ar klientiem un informējot viņus par jūsu biroja pārcelšanos, ilgtermiņā varētu stiprināt attiecības.

Neaizmirstiet sīkākas detaļas

Ar savu projekta komandu veiktā prātavētra un ideju apmaiņa var izrādīties ļoti noderīga, lai pārliecinātos, ka esat pārdomājis visas sīkākās detaļas. Izveidojiet sarakstu ar vispārīgām lietām, kuras jums varētu būt jāiegādājas, piemēram:

1. Dažādu izmēru uzglabāšanas kastes
2. Iepakojuma papīri un burbuļplēve
3. Iepakošanas galds
4. Marķieri un etiķetes
5. Polsterējums
6. Jūsu pilnvērtīgais biroja pārvietošanas kontrolsaraksts

Pirmais posms: ielieciet pamatus

• Ieceliet biroja pārvietošanas projekta vadītāju un komandu
• Pārskatiet savu pašreizējo nomas līgumu un apziniet visas pirmstermiņa līguma izbeigšanas izmaksas
• Nosakiet savus kritērijus un veiciet nepieciešamās personāla aptaujas
• Izpētiet izmaksas un izveidojiet savu budžetu
• Nosakiet biroja pārvietošanas termiņu
• Izpētiet biroja pārvākšanās uzņēmumu un biroja pārvietošanas apdrošināšanas izmaksas.
• Sāciet tiešsaistē meklēt sev atbilstošas biroja telpas.
• Dokumentējiet savu plānu un laika grafiku
• Izveidojiet sarakstu, apspriediet un izvēlieties savu jauno biroju un noformējiet nepieciešamos dokumentus

Otrais posms: Komunikācija

• Pārliecinieties, vai jūsu pašreizējie klientu saraksti ir atjaunināti
• Veiciet detalizētu visas tiešsaistes un bezsaistes informācijas auditu un atzīmējiet to saturu, kurā nepieciešama adreses atjaunināšana.
• Paziņojiet savu jauno adresi pasta nodaļai
• Sadarbojieties ar savu juridisko komandu, lai nepieciešamajos līgumos atjaunotu adresi
• Ar jauno adresi papildiniet arī savus sociālo mediju un tiešsaistes kontus (tostarp Google Business utt.)
• Pārskatiet partneru un daļu turētāju sarakstus, lai informētu par adreses maiņu (ja nepieciešams, atjauniniet sarakstus)
• Veiciet zīmola materiālu auditu, lai nepieciešamības gadījumā atjauninātu uz tiem norādīto adresi
• Pārskatiet un atjauniniet visus piegādes abonementus
• Paziņojiet plānus saviem darbiniekiem (paziņojiet viņiem, kā/vai viņi var iesaistīties)
• Nododiet ziņu pašreizējam saimniekam/ēkas pārvaldniekam
• Plānotājā atzīmējiet datumu, kurā darbiniekiem jāatjaunina adrese e-pasta parakstos
• Rezervējiet izvēlēto biroja pārvākšanās uzņēmumu
• Sāciet koordinēt biroja pārvietošanas loģistiku ar IT komandu, lai apspriestu IT sistēmu un aprīkojuma vajadzības
• Nosūtiet paziņojumus par adreses maiņu klientiem, partneriem, nozares struktūrvienībām un plašsaziņas līdzekļu izdevumiem, kuru dalībnieks vai abonents esat.
• Informējiet savus interneta pakalpojumu sniedzējus par jūsu biroja pārcelšanos un apspriediet interneta pieslēguma vajadzības.
• Informējiet savu telekomunikāciju pakalpojumu sniedzēju par jūsu biroja pārcelšanos un sakārtojiet visus nepieciešamos tālruņa numuru, tālruņu sistēmu vai kabeļu atjauninājumus.

Trešais posms: sagatavojiet loģistiku

• Veiciet savu pašreizējo biroja mēbeļu auditu un atzīmējiet jaunas, kas jums varētu būt nepieciešamas
• Detalizēti saskaņā ar izmēriem izplānojiet savu jauno biroja dizainu
• Izplānojiet savu jauno darbavietu atbilstoši biroja telpām un galda blokiem
• Izdaliet sapulču telpas un koplietošanas telpas jaunajā biroja izkārtojumā
• Kur nepieciešams, noorganizējiet ārēju pagaidu uzglabāšanas telpu
• Padomājiet par jaunā biroja kancelejas piederumiem un aprīkojumu
• Apziniet visas jaunā biroja drošības vajadzības
• Pasūtiet uzkopšanas pakalpojumus (gan izvācoties no vecā biroja, gan regulāru uzkopšanu jaunajā telpā)
• Rezervējiet iekraušanas rampas vai īpašu stāvvietu pārvietošanās dienai
• Sarūpējiet visus nepieciešamos jaunā līguma dokumentus
• Apspriediet un vienojieties par jauno IT aprīkojumu jaunajām biroja telpām un sanāksmju telpām
• Sazinieties ar interneta, telekomunikāciju un citiem nepieciešamo pakalpojumu sniedzējiem, lai nodrošinātu, ka lielā diena norit nevainojami un bez pārmērīgas dīkstāves.

5. SOLIS. Sagatavojiet biroja aprīkojumu pārvietošanai

Biroja pārvietošana - Biroja aprīkojuma sagatavošana, pārceļot biroju

Ko jūs plānojat darīt ar savu aparatūru, pārceļoties uz jaunu biroju? Ja plānojat pāriet uz mākoņa sakariem vai jūs jau izmantojat saimnieksistēmas (hostinga) pakalpojumu, viss, kas jums jādara, ir jāpārved savus stacionāros tālruņus un citas gala patērētāja ierīces uz jauno atrašanās vietu. Ja jums ir izveidota pilnīga biznesa saziņas sistēma, jums, iespējams, būs jāpadomā, vai ir pienācis laiks to atjaunināt, vai arī ir vērts to ņemt līdzi.

Pirms biroja pārvietošanas, sagatavojot biroja aprīkojumu, neaizmirstiet ņemt vērā šīs lietas:

1. Izveidojiet kontrolsarakstu ar visiem IT un telekomunikāciju līdzekļiem, kurus vēlaties redzēt jaunajā birojā.
2. Noskaidrojiet, vai visas ierīces labi darbosies IT infrastruktūrā jūsu jaunajā atrašanās vietā.

3. Izlemiet, vai ir pienācis laiks uzlabot dažādas komunikācijas stratēģijas daļas, pārejot uz mākoņa sistēmu

4. Apsveriet iespējamo IT/telekomunikāciju iegādi vai jaunināšanu un nosakiet, vai to var veikt vienlaikus ar pārcelšanos.

6. SOLIS. Nodrošiniet komunikāciju nepārtrauktību

Biroja pārvietošana — Pievērsiet uzmanību savai telekomunikāciju sistēmai

Kā minēts iepriekš, jūsu telekomunikāciju sistēmas aparatūra ir tikai viena no komponentēm, kura jārisina jūsu biroja pārvietošanas laikā. Jums būs jādomā arī par pārējām jūsu biznesa komunikācijas stratēģijas daļām.

Ņemiet vērā šo biroja telekomunikāciju sistēmu pārvietošanas kontrolsarakstu:

• Novērtējiet, kas jums jādara ar balss datiem jaunajā sistēmā. Vai plānojat pieņemt jaunas tehnoloģijas un mākoņrisinājumus?
• Nosakiet, cik tālruņa līniju jums ir nepieciešams, un paziņojiet savam telekomunikāciju pakalpojumu sniedzējam, ja vēlaties tās saglabāt.
• Izlemiet, ko darīt ar saviem esošajiem tālruņu numuriem. Ja jūsu klienti tos jau zina, iespējams, ir vērts tos saglabāt.
• Izpētiet visus iespējamos jauninājumus, kas varētu būt pieejami jūsu pārcelšanās laikā. Vai papildu joslas platums nodrošina jaunas sakaru iespējas?
• Dublējiet visus balss vai sakaru datus, ko ņemsiet līdzi. Mākoņa krātuve nodrošinās, ka varat ātri atsākt darbus, atrodoties jau jaunajā vietā.

7. SOLIS. Kontrolējiet savu drošību pārcelšanās laikā
Biroja pārvietošana — kontrolējiet savu drošību pārcelšanās laikā

Pārcelšanās laikā neizmirstiet par administratīvajām detaļām. Tā ir lieliska iespēja apzināt tīkla aizsardzību un pārliecināties, ka viss ir droši.

Lietas, kas jāatceras, pārvaldot tīkla drošību pirms biroja pārcelšanas:

• Izveidojiet visu savu līdzekļu un resursu uzskaiti un izstrādājiet plānu jūsu informācijas aizsardzībai pārvadāšanas laikā.
• Izveidojiet darbinieku sarakstu un viņu tīkla piekļuves tiesības.
• Nepieciešamības gadījumā atjauniniet savu drošības politiku pirms biroja pārvietošanas.
• Novērtējiet līgumus ar aizsardzības sistēmu nodrošinātājiem un izpētiet drošības risinājumus, kas pieejami jūsu telekomunikāciju pakalpojumu sniedzējam.

Ātrais skats uz parcelies.lv pārvākšanās servisa darbā:

IZSAUCIET PROFESIONĀĻUS

Sagatavošanās pārvākšanās procesam ir viens no pēdējiem soļiem mājas iegādes procesā; lai gan tas var būt saspringts, tas ir arī ļoti aizraujošs laiks. Vai drīzumā plānojat pārcelties? Zvaniet +37129537152 un mēs visu nokārtosim.

Nav komentāru

Komentēt